Komentarze: 0
Zajmując się komunikacją niewerbalną i zagospodarowaniem przestrzeni w biurze, w grze o władzę można wykorzystać szereg elementów znajdujących się w wyżej wymienionych pomieszczeniach dla podniesienia statusu społecznego pracujących w nich osób. Gra o władzę może toczyć się za pomocą umiejętnie i sprytnie umeblowanego gabinetu (odpowiednia liczba stołów kwadratowych, prostokątnych, okrągłych), strategii ustawienia krzeseł, wielkości tych krzeseł w stosunku do drugiej osoby itd. Jeżeli pełnisz kierowniczą funkcję w przedsiębiorstwie, ważne jest, po kim dziedziczysz służbowy pokój lub swój kącik. O ile nie wprowadzisz widocznych zmian w ustawieniu biurka czy wystroju wnętrza, wówczas jednoznacznie będziesz kojarzony z poprzednikiem. Przejmiesz jego image i trudno ci będzie utrwalić w świadomości podwładnych własną osobowość. Jeżeli w swoim pokoju często pełnisz również funkcje reprezentacyjne w stosunku do osób z zewnątrz, to biurko najkorzystniej jest ustawić w środkowej części pomieszczenia - w miarę możliwości tyłem do okna; ma to tę zaletę, że jako gospodarz twarz masz w cieniu, a gość występuje w świetle wpadającym przez okno. Jeśli zamierzasz dużo pracować we własnym pokoju, korzystniej jest ustawić biurko tak, aby światło padało na blat z boku. Wnętrze pokoju służbowego wiele mówi o osobowości gospodarza. Przy wyposażaniu gabinetu pamiętać należy, że najważniejsza jest ściana znajdująca się za twoimi plecami, gdyż na niej spoczywa wzrok interesantów. Możesz więc w tym miejscu zawiesić swoje dyplomy, trofea lub coś oryginalnego, co dobrze świadczy o guście gospodarza. Na innych ścianach porozmieszczaj to, co wzbogaca twoje życie wewnętrzne, to, co lubisz. Mogą to być fotografie członków rodziny, pejzaże, makrama itp. Nie wolno jednak przesadzać z liczbą rekwizytów. Odpowiedni wystrój gabinetu można nazwać strategicznym w osiąganiu celu. Należy tak ustawić meble w gabinecie, aby zapewnić sobie status władzy nad swoimi pracownikami, a jednocześnie stworzyć takie warunki, by podwładni, wtedy kiedy chcemy, czuli się u nas swobodnie i byli chętni do współpracy. Biurko umieszczone przed przeszkloną ścianą działową bardziej uwidoczni szefa dla osób wchodzących do gabinetu, a sam gabinet staje się zdecydowanie większy. Krzesło postawione przy biurku w pozycji narożnej uczyniło komunikację bardziej otwartą, natomiast umieszczony w drugim końcu gabinetu okrągły stolik z trzema identycznymi krzesłami pozwolił na odbywanie nieformalnych spotkań na zasadzie równorzędności. Wynikiem tych zmian była poprawa stosunku szef-podwładny, szefa zaczęto postrzegać jako człowieka spokojnego i zrównoważonego emocjonalnie. Istnieje też możliwość, aby za pomocą niektórych przedmiotów ułożonych strategicznie i użytych jako niewerbalnych sposobów komunikacji - zwiększyć status i władzę szefa firmy. Zaliczyć do nich można m.in. niskie kanapy dla gości, aparaty telefoniczne, popielniczki i inne rekwizyty o znacznej wartości, ściany wyklejone dyplomami i nagrodami, sejf itp. Wszystkie te elementy podkreślają status tego, kto zajmuje powyższe pomieszczenie, czyniąc go niedostępnym dla przeciętnego petenta.
Zdaniem niemieckiego specjalisty od języka ciała, Eduarda Thiela, pomieszczenie służbowe osoby pełniącej w przedsiębiorstwie funkcję kierowniczą powinno być odpowiednio usytuowane względem pozostałych pomieszczeń biurowych firmy. Jeżeli macie możliwości wyboru - zajmijcie pokój narożny, w kątach bowiem tradycyjnie już kryje się władza. W przeciwnym razie próba pełnienia funkcji szefa w środkowym pokoju musi zawieść, a przynajmniej autorytet przełożonego zostanie pomniejszony. Zasadę tę sprecyzował amerykański naukowiec, Michael Korda. Na podstawie licznych obserwacji stwierdził, że wpływy w biurze maleją wraz z rosnącym oddaleniem od narożnego pokoju. Gdy natomiast ktoś zajmuje pokój bezpośrednio obok szefa, zyska możliwość szybszego zrobienia kariery (więcej kontaktów, rozmów - często poufnych, więcej poleceń przełożonego, a co za tym idzie, większa znajomość spraw przedsiębiorstwa).
W tej grze uczestniczymy powszechnie, chociaż najczęściej nieświadomie. Siadają naprzeciwko siebie dwie osoby i mimo woli zaczynają wytyczać na blacie stołu swoje terytorium. W jaki sposób to się odbywa? Po prostu - wszystkimi możliwymi przedmiotami znajdującymi się akurat na stole. Najczęściej na pierwszy ogień idzie popielniczka, którą jeden z uczestników przesuwa odruchowo na środek lub jeszcze trochę dalej. Punktem granicznym może być paczka papierosów lub zapalniczka. W przypadku osób niepalących świetnym rekwizytem jest długopis, butelka z napojem, cukiernica lub spodeczek na saszetkę z herbatą. Pomysłowość ludzka w tym przypadku nie zna granic. Często np. bywa tak, że jeden z rozmówców strząsa popiół z papierosa, a następnie popielniczkę odruchowo przesuwa w stronę partnera. Tamten dostrzega to i w głębi duszy myśli o swoistym odwecie. Może np. nalać do szklanki napoju, a butelki nie postawi już na dawnym miejscu, lecz przesunie do przodu. Aby się o tym przekonać, najlepiej jest przeprowadzić następujący test. Podczas najbliższej rozmowy proszę, niby od niechcenia, dyskretnie przesunąć w kierunku partnera jeden lub więcej przedmiotów znajdujących się na stoliku. Teraz należy pod byle pretekstem wyjść na chwilę z pokoju. Po powrocie z pewnością zauważycie, że przynajmniej część tych przedmiotów została przesunięta ku środkowi stołu lub nawet w waszą stronę. Powyższe sytuacje mają miejsce przede wszystkim podczas rozmów o większym ciężarze gatunkowym, w ciężkiej atmosferze spotkania lub w czasie rozmów, przynajmniej dla jednej ze stron, niewygodnych. W mniejszym stopniu da to się zauważyć w czasie spotkania towarzyskiego.
Biurko w pracy narzuca pewien sposób zachowania; wytwarza względem drugiej osoby, najczęściej petenta, mimowolną sztywność i formalizm, w przeciwieństwie do rozmowy prowadzonej przy małym, okrągłym stoliku. Osoba siedząca za biurkiem od początku ma psychiczną przewagę nad swoim interlokutorem. Łatwiej jest jej przez to nadawać ton rozmowie lub mieć inicjatywę. Podczas rozmowy po obu stronach biurka jednym ze stałych elementów jest kontakt wzrokowy. Jeżeli któraś ze stron pragnie zakończyć rozmowę, wówczas przestaje podtrzymywać kontakt wzrokowy i dialog traci wówczas na płynności. Biurko odgrywa nie mniejszą rolę w pracy zespołowej. Jeżeli w pomieszczeniu pracuje kilka osób, to ważne są odległości między ich stanowiskami pracy. Zazwyczaj potrzeba minimum 2 metrów odległości, aby jeden pracownik mógł swobodnie funkcjonować w obecności drugiego. Praktyka dowodzi, że dopiero dystans minimum 3 metrów między stanowiskami pozwala na efektywną pracę. Panuje wtedy odpowiednia swoboda i nie wyczuwa się zobowiązania do podtrzymywania konwersacji.
Każdy człowiek wyznacza sobie własną strefę ochronną. Są to niewidzialne granice, których przekroczenie odczuwa jako naruszenie swojego prawa do osobności czy intymności. Amerykański antropolog przestrzeni, Eduard Hall, wyróżnia cztery kategorie dystansu między uczestnikami spotkania: Strefa intymna — mająca zasięg do 45 cm. Granicę tę w sposób naturalny wyznacza dotyk, ciepło lub zapach ciała między poszczególnymi osobami. Strefa osobista - mająca zasięg do 120 cm. Jest to strefa przyjaźni i poufałych rozmów. Granicę tę wyczuwają bez trudu nasze oczy i uszy. Głos waha się tu między półtonem a tonem. Jeśli nie mamy ochoty na czyjś zbyt poufały ton lub niewygodny dla nas temat, wówczas wystarczy nieco się odsunąć, a skutek będzie natychmiastowy. Strefa oficjalna - mająca zasięg do 360 cm. Najczęściej występuje ona podczas narad, odpraw służbowych, posiedzeń w mniejszym gronie itp. Strefa publiczna - powyżej 360 cm. Charakteryzuje ją porozumiewanie się tylko w jedną stronę. Duża odległość między przemawiającym a resztą uczestników spotkania zniechęca do dialogu. Sytuacja taka występuje m.in. w dużej sali konferencyjnej, w sali wykładowej itp. Wyczucie właściwego dystansu ma istotne znaczenie, zwłaszcza w czasie rozmów prowadzonych na stojąco, np. podczas oficjalnych rautów, koktajli, w kuluarach obrad itp. Jeśli za bardzo zbliżymy się do swojego rozmówcy, a on sobie tego akurat nie życzy, wówczas w jego zachowanie wkrada się irytacja. W takim przypadku interlokutor albo odsuwa się, albo dąży do jak najszybszego zakończenia rozmowy. Zupełnie inne wrażenie odnosi się wówczas, kiedy osoba skracająca dystans jest dla nas bardzo atrakcyjna, np. ze względu na swoje walory zewnętrzne, zajmowaną pozycję, potencjalne dla nas korzyści lub więzi uczuciowe.
Podczas narady, konferencji lub negocjacji podział miejsc przy okrągłym stole bardzo przypomina tarczę tradycyjnego zegara. Zajmowanie miejsc przy stole według reguły zegara: Miejsce początku i końca, czyli godziny „12", zajmuje, rzecz jasna, szef. Po jego prawej i lewej ręce, odpowiednio godziny „11" i „l", siedzą najbliżsi współpracownicy, „adiutanci", np. któryś z zastępców, szef produkcji, asystentka lub rzecznik prasowy, o ile taki jest w firmie. Najczęściej osoba siedząca po prawej ręce szefa zajmuje w przedsiębiorstwie pozycję mocniejszą od osoby siedzącej po jego lewej ręce. Miejsca odpowiadające godzinom „2" i „10" okupują przeważnie „czyhacze" - osoby często przeżywające wewnętrzny niepokój lub frustrację. Ambicja popycha ich do przodu, chociażby do zajęcia miejsca „adiutantów". W oczekiwaniu na swoją szansę starają się być zawsze dla szefa mili i dyspozycyjni. Jeśli niecierpliwość zbyt mocno daje im znać o sobie, wówczas szukają możliwości gdzie indziej, a gdy takową dostrzegą, bez skrupułów odwrócą się od dotychczasowego pryncypała. Miejsca „3" i „9" godziny konferencyjnego cyferblatu zajmują „wypełniacze". Uważają, że ze względów formalnych lub taktycznych powinni być obecni na sali, nie zamierzają jednak występować z żadnymi postulatami. Ograniczają się na ogól jedynie do zaakcentowania swojej obecności poprzez aprobatę lub dezaprobatę czyjegoś wniosku. Ich zdanie będzie współbrzmieć z opinią większości. Nic zatem dziwnego, że często przysypiają, przeglądają dyskretnie prasę, bezwiednie rysują przeróżne bohomazy lub błądzą myślami zupełnie w innych sferach niż temat posiedzenia. Trzeba przyznać, że miejsca te są do tego celu najodpowiedniejsze i najbezpieczniejsze. Osoby te mają dogodne pole obserwacji, natomiast same nie są zbyt widoczne. Szef musiałby się lekko wychylić, żeby je mieć w polu widzenia. Miejsca odpowiadające godzinom „8" i „4" zajmują „indywidualiści". Nie są oni powiązani żadnymi nieformalnymi układami z pozostałymi uczestnikami posiedzenia. Mają własne poglądy na temat omawianych spraw. Opierają się w znacznym stopniu na krytyce dotychczasowych koncepcji funkcjonujących w firmie. Brakuje im jednak odwagi, aby zainicjować otwartą konfrontację z szefem lub jego najbliższym otoczeniem. Kiedy zostaną do tego sprowokowani lub o to zapytani, wówczas mniej lub bardziej otwarcie wyrażą to, co ich nurtuje. Najczęściej ich ulubioną bronią jest kuluarowa krytyka status quo przedsiębiorstwa. Miejsca na dolnym biegunie, tam gdzie są godziny „6", „5" i „7", zajmuje „opozycja" (względem szefa). Najsilniejszą pozycję z tej trójki ma osoba siedząca na miejscu będącym odpowiednikiem godziny „6", a następnie osoba zajmująca miejsce z jej prawej strony. W praktyce gros polemiki rozgrywa się między trójkątem górnym a dolnym. Ostrze krytyki jest najczęściej skierowane właśnie do „opozycji". Są to miejsca najbardziej niewygodne i stresogenne. Przedstawiony tutaj schemat ma charakter modelowy. Rzadko się bowiem zdarza, aby w spotkaniu uczestniczyło akurat 12 osób, i to przy stole okrągłym. Ma to jednak praktyczne odniesienie. Podczas każdego spotkania można wyodrębnić bowiem strefę władzy, strefę opozycji oraz strefę lub strefy neutralne. Nie ma na to wpływu ani liczba podmiotów, ani kształt mebla, przy którym spotkanie się odbywa.
Reguła ta ma zastosowanie do grupy osób siedzących przy okrągłym stole. Jeżeli systematycznie spotyka się w tym samym miejscu to samo grono uczestników, zajmują najczęściej stałe miejsca. Wybór tych miejsc nie jest przypadkowy. Jeżeli ktoś pierwszy raz bierze udział w posiedzeniu danego gremium, to wybór przez niego miejsca (jeżeli ma taką możliwość) świadczy o roli, jaką zamierza lub chociażby pragnie odegrać w tym spotkaniu. Sama reguła wywodzi się z celtyckiej legendy o królu Arturze i rycerzach okrągłego stołu. Chodzi tu zarówno o kształt mebla, jak i o wyznaczenie miejsc osobom mającym przy nim zasiąść. Stół okrągły ma to do siebie, że każdemu z uczestników spotkania zapewnia ten sam status. Tak więc, mimo podległości służbowej, panuje przynajmniej pozorna równorzędność podmiotów. Przy okrągłym stole optycznie nie są wyodrębnione strony prowadzonych negocjacji, zawieranego kontraktu itp. Panuje zatem o wiele cieplejsza i bardziej rzeczowa atmosfera posiedzenia. W przypadku narady służbowej zazwyczaj jest tak, że miejsce na wprost wejścia na salę, czyli najdalej od drzwi wejściowych, zajmuje prowadzący spotkanie lub osoba znajdująca się w danej hierarchii służbowej najwyżej. Po jego prawej i lewej ręce znajdują się osoby posiadające największe kompetencje służbowe lub odgrywające najważniejszą rolę. Bliżej przeciwległej strony stołu zasiadają osoby mniej liczące się w tym towarzystwie. Naprzeciwko prowadzącego naradę lub szefa zajmują miejsce osoby, na których z reguły skupia się krytyka prowadzącego. Na spotkania takie przychodzą one pełne obaw, z mniejszym lub większym stresem i chcą być jak najdalej od swego chlebodawcy. Ten z kolei, siłą rzeczy, na nich najczęściej zatrzymuje swój wzrok i do nich kieruje swoje słowa. Ponadto, jeśli mówi bezpośrednio do nich, to ze względu na największą odległość, podnosi głos. Natomiast do osób siedzących w jego najbliższym sąsiedztwie zwraca się ciszej, często półtonem i bardziej poufale.
Poniższe uwagi odnosiły się na ogół do dwóch lub trzech osób. Na co dzień jednak menedżer (negocjator) ma często do czynienia z grupą osób. Tę grupę należy usadowić przy stole w taki sposób, aby możliwie nie naruszyć osobistego terytorium każdego z członków grupy. W związku z tym do rozmów wykorzystuje się trzy rodzaje stołów: • Stół kwadratowy. Taki kształt mebla stwarza pomiędzy osobami stosunki współzawodnictwa i walki. Stoły takie są najbardziej odpowiednie do formalnych, rzeczowych i konkretnych rozmów oraz podkreślają stosunek zwierzchnik - podwładny. • Stół prostokątny. Wydłużony kształt stołu oraz posadzenie szefa-zwierzchnika na miejscu A mówią o tym, że ta osoba ma największy wpływ na pozostałych członków grupy. Przy pozycji tej przyjmuje się, że za plecami osoby A nie mogą znajdo- wać się drzwi, gdyż w takiej sytuacji przewagę psychiczną mogłaby osiągnąć osoba B. Przyjmując jednak, że A siedzi na pozycji największych możliwości, trzeba uznać, że jego zastępcą może być osoba B, a w dalszej kolejności C, D, E itd. Nawet dla postronnego obserwatora takie usadzenie osób przy stole na sali obrad pozwala prawidłowo odczytać, kto kontroluje negocjacje, kto ma wpływ na władzę i kogo należy wyróżnić już przy powitaniu. • Stół okrągły. Ten kształt mebla biurowego pozwala na to, by grupa osób siedząca wokół niego mogła czuć się swobodnie, a jednocześnie pobudzona do dyskusji - rozmawiała jak równorzędni partnerzy. Oczywiście, siadając przy okrągłym stole, można odnaleźć miejsca i granice oddziaływania osób siedzących naprzeciwko siebie i doszukiwać się pozycji współzawodnicząco-defensywnych. Najczęściej jednak stołu okrągłego używa się do wytworzenia nieformalnej, relaksowej atmosfery w celu przełamania barier istniejących wśród potencjalnych dyskutantów.
Przestrzeń narzuca nam określony rodzaj zachowań. Inaczej rozmawiamy w przytulnym gabinecie, inaczej w dużym pomieszczeniu, a jeszcze inaczej w sali konferencyjnej. To, jakie zajmujemy miejsce przy stole, wywiera wpływ na naszą postawę i przebieg rozmowy. Funkcjonuje tutaj kilka sprawdzonych już zasad. Wydaje się, że nic prostszego, jak usiąść przy biurku lub przy stole ze swoim interlokutorem i zacząć rozmowę. Czy tak jest na pewno? Bynajmniej. • Zazwyczaj siadamy na wprost siebie, „twarzą w twarz" (rys. la). Niewielka odległość od siebie sprawia, że atmosfera rozmowy jest ciężka. Krótki dystans krępuje i ogranicza, a przy tym męczy rozmówców. Często nie wiemy, co mamy zrobić ze swoim wzrokiem. Dlatego patrzymy w blat stołu lub zajmujemy się jakimiś drobiazgami. • Jeżeli siadamy na wprost siebie po obu stronach dużego stołu, czyli z dystansem , to też nie zajmujemy wygodnej pozycji. Trzeba patrzeć rozmówcy w oczy, gdyż inaczej tracimy z nim kontakt. Ponadto trzeba podnosić nieco głos, aby być dobrze słyszanym. • Pozycja bokiem do siebie jest również niewygodna do dłuższej rozmowy lub chociażby średniej. • Według specjalistów od zależności przestrzennych, najkorzystniejsza jest pozycja na skos, czyli przez róg stołu. Obaj partnerzy znajdują się wtedy na tyle blisko siebie, aby móc swobodnie rozmawiać, a jednocześnie oddzielający ich kawałek blatu sprawia, że czują się neutralni i bezpieczni. Pozycja ta pozwala na nieograniczony kontakt wzrokowy, daje możliwość posługiwania się językiem ciała, a szczególnie gestem. W tej pozycji, w której narożnik biurka stanowi częściową barierę, nie można wprawdzie uzyskać stuprocentowej swobody, można natomiast uniknąć podziału terytorialnego na powierzchni biurka. Jest to najlepsza pozycja np. podczas negocjacji handlowych, w której sprzedający - prezenter może pokazać w pełni swój kunszt sprzedawcy. Dlatego też przesunięcie krzesła w początkowej fazie rozmowy do rogu stołu może rozładować napiętą atmosferę i przyczynić się do korzystniejszych pertraktacji.
Współczesny menedżer rytuały przestrzenne powinien postrzegać jako obszar wyznaczony przez osobę lub grupę osób, w którym zachodzą różnego rodzaju działania, wypełniające tę przestrzeń. Dla dobrego biznesmena jest to ciągłe pole walki na drodze do zdobycia przewagi i osiągnięcia wytyczonego celu. Zwykle szuka się najszerszego obszaru osiąganego pomiędzy dwojgiem lub grupą ludzi i próbuje się go zająć dla siebie. W walce tej wchodzimy ciągle w interakcje ze strefami dystansu tworzonymi przez poszczególnych partnerów gry rynkowej. Na strefy dystansu mają wpływ m.in. czynniki kulturowe, rodzaj strefy (wiejska, miejska), wychowanie i wiele innych. Posiadłość będąca własnością danej osoby lub miejsce, w którym ona regularnie przebywa, stanowi prywatne terytorium i każda osoba będzie starała się go bronić. Takie rzeczy, jak firma, biuro i dom, mają ściśle wyznaczone granice, w których możemy wyróżnić różnego rodzaju podterytoria, porządkujące prawo własności domowników lub - w wypadku firmy i biura - szefa firmy. Dlatego też przyszli negocjatorzy, petenci czy też klienci, którzy chcą osiągnąć jakiś cel, wchodząc na czyjeś terytorium, muszą umiejętnie się po nim poruszać, a szczególnie nie naruszać wyznaczonych stref podterytorialnych.