Universum

Reguła ta ma zastosowanie do grupy osób siedzących przy okrągłym stole. Jeżeli systematycznie spotyka się w tym samym miejscu to samo grono uczestników, zajmują najczęściej stałe miejsca. Wybór tych miejsc nie jest przypadkowy. Jeżeli ktoś pierwszy raz bierze udział w posiedzeniu danego gremium, to wybór przez niego miejsca (jeżeli ma taką możliwość) świadczy o roli, jaką zamierza lub chociażby pragnie odegrać w tym spotkaniu. Sama reguła wywodzi się z celtyckiej legendy o królu Arturze i rycerzach okrągłego stołu. Chodzi tu zarówno o kształt mebla, jak i o wyznaczenie miejsc osobom mającym przy nim zasiąść. Stół okrągły ma to do siebie, że każdemu z uczestników spotkania zapewnia ten sam status. Tak więc, mimo podległości służbowej, panuje przynajmniej pozorna równorzędność podmiotów. Przy okrągłym stole optycznie nie są wyodrębnione strony prowadzonych negocjacji, zawieranego kontraktu itp. Panuje zatem o wiele cieplejsza i bardziej rzeczowa atmosfera posiedzenia. W przypadku narady służbowej zazwyczaj jest tak, że miejsce na wprost wejścia na salę, czyli najdalej od drzwi wejściowych, zajmuje prowadzący spotkanie lub osoba znajdująca się w danej hierarchii służbowej najwyżej. Po jego prawej i lewej ręce znajdują się osoby posiadające największe kompetencje służbowe lub odgrywające najważniejszą rolę. Bliżej przeciwległej strony stołu zasiadają osoby mniej liczące się w tym towarzystwie. Naprzeciwko prowadzącego naradę lub szefa zajmują miejsce osoby, na których z reguły skupia się krytyka prowadzącego. Na spotkania takie przychodzą one pełne obaw, z mniejszym lub większym stresem i chcą być jak najdalej od swego chlebodawcy. Ten z kolei, siłą rzeczy, na nich najczęściej zatrzymuje swój wzrok i do nich kieruje swoje słowa. Ponadto, jeśli mówi bezpośrednio do nich, to ze względu na największą odległość, podnosi głos. Natomiast do osób siedzących w jego najbliższym sąsiedztwie zwraca się ciszej, często półtonem i bardziej poufale.

Poniższe uwagi odnosiły się na ogół do dwóch lub trzech osób. Na co dzień jednak menedżer (negocjator) ma często do czynienia z grupą osób. Tę grupę należy usadowić przy stole w taki sposób, aby możliwie nie naruszyć osobistego terytorium każdego z członków grupy. W związku z tym do rozmów wykorzystuje się trzy rodzaje stołów: • Stół kwadratowy. Taki kształt mebla stwarza pomiędzy osobami stosunki współzawodnictwa i walki. Stoły takie są najbardziej odpowiednie do formalnych, rzeczowych i konkretnych rozmów oraz podkreślają stosunek zwierzchnik - podwładny. • Stół prostokątny. Wydłużony kształt stołu oraz posadzenie szefa-zwierzchnika na miejscu A mówią o tym, że ta osoba ma największy wpływ na pozostałych członków grupy. Przy pozycji tej przyjmuje się, że za plecami osoby A nie mogą znajdo- wać się drzwi, gdyż w takiej sytuacji przewagę psychiczną mogłaby osiągnąć osoba B. Przyjmując jednak, że A siedzi na pozycji największych możliwości, trzeba uznać, że jego zastępcą może być osoba B, a w dalszej kolejności C, D, E itd. Nawet dla postronnego obserwatora takie usadzenie osób przy stole na sali obrad pozwala prawidłowo odczytać, kto kontroluje negocjacje, kto ma wpływ na władzę i kogo należy wyróżnić już przy powitaniu. • Stół okrągły. Ten kształt mebla biurowego pozwala na to, by grupa osób siedząca wokół niego mogła czuć się swobodnie, a jednocześnie pobudzona do dyskusji - rozmawiała jak równorzędni partnerzy. Oczywiście, siadając przy okrągłym stole, można odnaleźć miejsca i granice oddziaływania osób siedzących naprzeciwko siebie i doszukiwać się pozycji współzawodnicząco-defensywnych. Najczęściej jednak stołu okrągłego używa się do wytworzenia nieformalnej, relaksowej atmosfery w celu przełamania barier istniejących wśród potencjalnych dyskutantów.

Przestrzeń narzuca nam określony rodzaj zachowań. Inaczej rozmawiamy w przytulnym gabinecie, inaczej w dużym pomieszczeniu, a jeszcze inaczej w sali konferencyjnej. To, jakie zajmujemy miejsce przy stole, wywiera wpływ na naszą postawę i przebieg rozmowy. Funkcjonuje tutaj kilka sprawdzonych już zasad. Wydaje się, że nic prostszego, jak usiąść przy biurku lub przy stole ze swoim interlokutorem i zacząć rozmowę. Czy tak jest na pewno? Bynajmniej. • Zazwyczaj siadamy na wprost siebie, „twarzą w twarz" (rys. la). Niewielka odległość od siebie sprawia, że atmosfera rozmowy jest ciężka. Krótki dystans krępuje i ogranicza, a przy tym męczy rozmówców. Często nie wiemy, co mamy zrobić ze swoim wzrokiem. Dlatego patrzymy w blat stołu lub zajmujemy się jakimiś drobiazgami. • Jeżeli siadamy na wprost siebie po obu stronach dużego stołu, czyli z dystansem , to też nie zajmujemy wygodnej pozycji. Trzeba patrzeć rozmówcy w oczy, gdyż inaczej tracimy z nim kontakt. Ponadto trzeba podnosić nieco głos, aby być dobrze słyszanym. • Pozycja bokiem do siebie jest również niewygodna do dłuższej rozmowy lub chociażby średniej. • Według specjalistów od zależności przestrzennych, najkorzystniejsza jest pozycja na skos, czyli przez róg stołu. Obaj partnerzy znajdują się wtedy na tyle blisko siebie, aby móc swobodnie rozmawiać, a jednocześnie oddzielający ich kawałek blatu sprawia, że czują się neutralni i bezpieczni. Pozycja ta pozwala na nieograniczony kontakt wzrokowy, daje możliwość posługiwania się językiem ciała, a szczególnie gestem. W tej pozycji, w której narożnik biurka stanowi częściową barierę, nie można wprawdzie uzyskać stuprocentowej swobody, można natomiast uniknąć podziału terytorialnego na powierzchni biurka. Jest to najlepsza pozycja np. podczas negocjacji handlowych, w której sprzedający - prezenter może pokazać w pełni swój kunszt sprzedawcy. Dlatego też przesunięcie krzesła w początkowej fazie rozmowy do rogu stołu może rozładować napiętą atmosferę i przyczynić się do korzystniejszych pertraktacji.